IT-Betreuung für 10 Arbeitsplätze: Wovon die Kosten abhängen

Das Wichtigste in Kürze

Einen seriösen Festpreis für die IT-Betreuung von zehn Arbeitsplätzen gibt es nicht ohne Blick auf Ihre IT. Der Preis hängt davon ab, was betreut wird, wie schnell der Dienstleister reagieren muss, was im Vertrag enthalten ist und in welchem Zustand die IT heute ist. Üblich sind drei Vertragsmodelle: Abrechnung nach Aufwand, Stundenkontingente und Pauschalen. Vergleichen lassen sich Angebote nur, wenn alle Anbieter dieselbe Leistungsbeschreibung bekommen.

Warum es keinen Pauschalpreis gibt

Zehn Arbeitsplätze in einer Steuerkanzlei mit eigenem Server sind etwas anderes als zehn Laptops in einer Agentur, die alles in der Cloud hat. Auch die Erwartungen unterscheiden sich: Der eine Betrieb braucht morgens um sieben Hilfe, der andere kommt mit dem nächsten Werktag aus. Jede dieser Fragen verändert den Aufwand und damit den Preis. Ein Preis, der ohne diese Rückfragen genannt wird, kann deshalb nur eine grobe Schätzung sein.

Die Kostenfaktoren

Was betreut wird

• Anzahl und Art der Geräte: PCs, Laptops, Server, Drucker, Netzwerktechnik, Smartphones
• Software und Dienste: E-Mail, Cloud-Speicher, Branchensoftware, Buchhaltung
• Anzahl der Standorte und ob Mitarbeitende von zu Hause arbeiten

Welche Leistungen enthalten sind

Die IHK nennt in ihrem Kriterienkatalog für die Auswahl von IT-Dienstleistern unter anderem diese Leistungen:

• Datensicherungen nach Stand der Technik, die auf Wunsch testweise zurückgespielt werden
• eine Bestandsliste aller relevanten Systeme und Anwendungen
• ein regelmäßiger Bericht über den Sicherheitsstatus mit Handlungsempfehlungen
• Fernwartung nur über verschlüsselte Verbindungen mit starker Anmeldung
• Notfallhilfe, auch für Systeme, die nicht im Vertrag stehen

Dazu kommen der Helpdesk für Fragen der Mitarbeitenden, das Einspielen von Updates und die Überwachung der Systeme. Je mehr davon fest vereinbart ist, desto höher der laufende Preis und desto geringer das Risiko teurer Überraschungen.

Wie schnell der Dienstleister reagieren muss

In einer Leistungsvereinbarung, oft Service Level Agreement oder SLA genannt, werden laut einem Kanzlei-Ratgeber zum IT-Servicevertrag Verfügbarkeit, Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit festgelegt, abgestuft nach der Schwere einer Störung. Kurze Reaktionszeiten und Bereitschaft außerhalb der Bürozeiten kosten mehr, weil der Dienstleister dafür Personal vorhalten muss.

Vor Ort oder aus der Ferne

Vieles lässt sich per Fernwartung erledigen. Fahrten zu Ihnen sind Arbeitszeit. Klären Sie, wie Anfahrten abgerechnet werden und wie oft ein Termin vor Ort im Preis enthalten ist.

Der Ausgangszustand

Wenn ein neuer Dienstleister übernimmt, muss er Ihre IT zuerst kennenlernen: Geräte erfassen, Zugänge klären, Dokumentation anlegen. Je ungeordneter die IT, desto größer dieser Einstiegsaufwand. Fragen Sie, ob er getrennt berechnet wird.

Was nicht enthalten ist

Derselbe Ratgeber empfiehlt, im Vertrag klar zwischen Basisleistungen, Zusatzleistungen und nicht geschuldeten Leistungen zu unterscheiden. Typischerweise nicht in der laufenden Betreuung enthalten sind neue Hardware, Softwarelizenzen und größere Projekte wie ein Serverwechsel oder ein Umzug.

Die üblichen Vertragsmodelle

Der Kanzlei-Ratgeber nennt als Vergütungsformen Pauschalen, Flatrates, Kontingente und die Abrechnung nach Zeitaufwand.

Abrechnung nach Aufwand

Sie rufen an, wenn etwas ist, und zahlen die Arbeitszeit. Das ist transparent und günstig, solange wenig passiert. Der Nachteil: Niemand kümmert sich vorbeugend, und Ihre Kosten schwanken. Zugesagte Reaktionszeiten sind bei diesem Modell nicht selbstverständlich.

Stundenkontingent

Sie kaufen im Voraus eine bestimmte Anzahl Stunden, die nach und nach verbraucht werden. Das schafft Planbarkeit, oft mit zugesagten Reaktionszeiten. Klären Sie, was mit nicht genutzten Stunden passiert und was gilt, wenn das Kontingent aufgebraucht ist.

Pauschale je Arbeitsplatz oder Gerät

Sie zahlen einen festen Monatsbetrag, und der Dienstleister übernimmt die vereinbarten Aufgaben, einschließlich Vorsorge wie Updates und Überwachung. Das ist planbar und gibt dem Dienstleister einen Anreiz, Störungen zu vermeiden. Entscheidend ist hier die Leistungsbeschreibung: Was genau deckt die Pauschale ab, und was wird extra berechnet?

In der Praxis werden die Modelle auch kombiniert, etwa eine Pauschale für den laufenden Betrieb und Abrechnung nach Aufwand für Projekte.

So machen Sie Angebote vergleichbar

1. Bestandsliste mitgeben: Geräte, Server, wichtige Software, Standorte, Zahl der Nutzer.
2. Gleiche Leistungsbeschreibung für alle: Was soll enthalten sein, was nicht?
3. Reaktionszeiten nach Dringlichkeit festlegen: Was gilt, wenn niemand arbeiten kann, was bei einer einzelnen Störung?
4. Einstiegsaufwand getrennt ausweisen lassen.
5. Zusatzkosten erfragen: Stundensätze für Leistungen außerhalb der Pauschale, Anfahrt, Notfälle außerhalb der Servicezeiten.
6. Laufzeit und Kündigung vergleichen.
7. Ausstieg regeln: Laut Kanzlei-Ratgeber gehören Regelungen zur Datenrückgabe, zum Datenformat und zur Unterstützung beim Anbieterwechsel in den Vertrag.
8. Datenschutz klären: Greift der Dienstleister auf personenbezogene Daten zu, ist nach dem Kanzlei-Ratgeber regelmäßig ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Ein strukturierter Einstieg

Wenn Sie nicht wissen, wo Ihr Betrieb steht, kann ein standardisierter Check helfen. Das BSI hat mit Partnern den CyberRisikoCheck nach DIN SPEC 27076 für kleine Unternehmen entwickelt. Dabei prüft ein IT-Dienstleister in einem Gespräch 27 Anforderungen aus sechs Themenbereichen. Das Ergebnis ist ein Bericht mit Handlungsempfehlungen, nach Dringlichkeit geordnet. Dieser Bericht ist eine gute Grundlage, um den Umfang einer Betreuung festzulegen.

Wenn Sie Ihre IT nicht mehr nebenbei betreuen wollen oder mehrere Angebote auf gleicher Grundlage vergleichen möchten, lohnt sich ein IT-Dienstleister, der zuerst eine Bestandsaufnahme macht und darauf ein Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung erstellt.